5 съвета за продуктивна работа със служебния имейл

Как обаче да ползвате имейла си така, че той да Ви е полезен и да не Ви губи време? Ето няколко полезни съвета:

 

 

Както е известно, ако искате добра комуникация, трябва да сте добър комуникатор. Иначе казано, да спазвате няколко правила, които ще Ви помогнат в тази насока. А именно: кратки и ясни параграфи, персонализирано съдържание и конкретен смисъл. Добър е онзи имейл, за който става ясно какво иска да предаде като информация и го предава ясно и недвусмислено на конкретния получател, без да изпада в многословие.

 

 

Ако имате често повтарящи се видове кореспонденция, най-добре си създайте шаблони за тях. После само ще копирате шаблона и ще попълвате променливите, а това ще Ви спести значително време.

 

 

Определете си кога конкретно ще се занимавате с кореспонденцията си (стига, разбира се, в работата Ви да не възникват често спешни ситуации). В зависимост от честотата на постъпване на писма в пощата Ви, можете да отделите 2-3 отрязъка от време, които да посветите на съставяне на имейли, преглед на входящата поща, отговори и т.н. По този начин няма да прекъсвате другата си работа с чести "прибежки" към виртуалната си пощенска кутия.

 

 

Ако редовно получавате, да речем, рекламни имейли, които не представляват интерес, отпишете се от тях. Прегледайте какво влиза в пощата Ви регулярно и изчистете нещата, които не Ви засягат и не са Ви полезни. Така ще си спестите "плявата", сред която може да пропуснете някой важен имейл. Да не говорим, че по-лесно ще откривате писма от предходни периоди.

 

 

Това ще Ви съдейства да спазвате графика си за преглед на имейла. Ако не получавате звуково известие всеки път, когато нов имейл влезе в пощата Ви, няма да се разсейвате от работата, с която се занимавате в конкретния момент. 

 

Разбира се, всяка дейност е индивидуална и е напълно възможно във Вашата да не могат да се приложат всички тези съвети. Но дори да приложите само няколко, пак ще се улесните.

 

източник: allbusiness.com

____________________________

изображение от: Onlineprinters on Unsplash